Wanneer u gebruikmaakt van onze dienstverlening of contact met ons opneemt, verwerken wij mogelijk persoonsgegevens. Welke gegevens wij verwerken is afhankelijk van de aard van onze dienstverlening en de relatie die wij met u hebben.
Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van onze werkzaamheden, het onderhouden van contact met opdrachtgevers en relaties, het uitvoeren van service- en onderhoudswerkzaamheden en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Dienstverlening
Keijsers Martens adviseert, ontwerpt, realiseert en onderhoudt technische installaties voor onder andere de utiliteitsbouw, industrie, vastgoed en de hippische sector. Om onze werkzaamheden goed, veilig en zorgvuldig uit te kunnen voeren verwerken wij persoonsgegevens van opdrachtgevers, contactpersonen, leveranciers en andere zakelijke relaties.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van de opdracht kunnen wij onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:
- naam en voorletters;
- functie;
- bedrijfsnaam;
- zakelijke adresgegevens;
- telefoonnummer;
- e-mailadres;
- project- en locatiegegevens;
- correspondentie en communicatie;
- offerte-, opdracht- en contractgegevens;
- factuur- en betalingsgegevens;
- gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van service- en onderhoudswerkzaamheden.
Wij verwerken in beginsel uitsluitend zakelijke contactgegevens. Wanneer particuliere persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst, beperken wij deze verwerking tot wat noodzakelijk is.
Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor vooraf vastgestelde doeleinden, waaronder:
- het opstellen en uitbrengen van offertes;
- het voorbereiden, uitvoeren en opleveren van projecten;
- het uitvoeren van service- en onderhoudswerkzaamheden;
- het onderhouden van contact met opdrachtgevers, leveranciers en andere zakelijke relaties;
- het plannen van werkzaamheden;
- het verwerken van administratieve en financiële gegevens;
- het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
- het bewaken en verbeteren van de kwaliteit van onze dienstverlening.
Op basis van welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer hiervoor een wettelijke grondslag bestaat.
In de meeste gevallen is dit:
- de uitvoering van een overeenkomst;
- een wettelijke verplichting;
- ons gerechtvaardigd belang om onze dienstverlening zorgvuldig uit te kunnen voeren en zakelijke relaties te onderhouden.
Wanneer wij persoonsgegevens verwerken op basis van toestemming, kunt u deze toestemming op ieder moment weer intrekken.
Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld.
In het algemeen hanteren wij de volgende bewaartermijnen:
- project- en opdrachtdossiers: zolang noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst en eventuele garantie- of aansprakelijkheidsverplichtingen;
- contactgegevens van zakelijke relaties: zolang de zakelijke relatie bestaat en maximaal twee jaar na het laatste contact, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is;
- financiële administratie: zeven jaar conform de fiscale bewaarplicht;
service- en onderhoudsgegevens: zolang noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst en eventuele garantie- of onderhoudsverplichtingen.
Delen van persoonsgegevens
Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden.
Wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening kunnen wij persoonsgegevens delen met zorgvuldig geselecteerde partijen, zoals:
- IT- en hostingdienstverleners;
leveranciers van ons contentmanagementsysteem (CMS);
- softwareleveranciers;
- accountants;
- andere partijen die betrokken zijn bij de uitvoering van onze dienstverlening.
Wanneer een partij persoonsgegevens namens ons verwerkt, sluiten wij – indien wettelijk vereist – een verwerkersovereenkomst om ervoor te zorgen dat uw gegevens met dezelfde zorgvuldigheid worden behandeld.